Jak zorganizować team building dla 50-200 osób

Eventy firmowe na 100 osób często spędzają sen z powiek pracownikom, którzy muszą lub chcą je zorganizować. Ten artykuł powstał specjalnie dla nich - żeby pokazać, że jeśli zaufa się profesjonalistom, to zadając pytania typu "nietypowy team building", "event firmowy dla dużych grup", "alternatywa dla nudnej integracji pod dachem" czy "integracja na zewnątrz" - nie jest się samym. Jesteśmy tu, żeby pomóc.

W artykule pokażemy, o czym trzeba pomyśleć przy dużej integracji, jakie wyzwania mogą nas spotkać, jak trudno zadowolić grupę i jak łatwo wszystkich wkurzyć. Najpierw przytoczymy teorię, a na końcu pokażemy case study realnej integracji, którą zorganizowaliśmy dla 200 osób w Gdańsku.

Najpierw ustal cel wydarzenia

Zadaj sobie pytanie: po co robisz tę integrację?

Czy ma to być luźna zabawa i networking? A może budowanie zespołów? Z drugiej strony - świętowanie wyników firmy albo onboarding nowych osób też jest godny poświęcenia uwagi.

Dlaczego to takie ważne?

Źle określony cel potrafi rozjechać całe wydarzenie. Jeśli nie masz jasno określonego celu, bardzo często mieszają się różne, sprzeczne ze sobą rzeczy - trudne warsztaty łączą się z imprezą taneczną, a efekt jest nijaki, a nawet frustrujący.

Cel spełnia rolę filtru decyzyjnego. Zaczynamy od tonu wydarzenia - czy będzie formalny, czy bardziej luźny. Następnie łatwiej określić czas - krótko i intensywnie czy może cały dzień. Na koniec dobieramy program i atrakcje, co jest dużo łatwiejsze, gdy trzy wcześniejsze decyzje są już podjęte. Bez tego łatwo zrobić event dla wszystkich - czyli dla nikogo.

Najczęstsze błędy na tym etapie

1. Za dużo celów naraz. Chcemy integracji, ale też szkolenia, nagród i chillu. Rozwiązanie jest bardzo proste - zawsze wybierajcie tylko jeden cel główny i najwyżej jeden pomocniczy.

2. Rozjazd oczekiwań kadry zarządzającej i pracowników. Jedni chcą budować kulturę i wartości, drudzy chcą się po prostu pobawić. Tutaj rozwiązaniem jest szybka ankieta przed organizacją albo rozmowa z liderami zespołów. Cel nie może być wymuszony na pracownikach - oni też muszą tego chcieć.

3. Niedopasowanie celu do grupy. Trzeba pamiętać, że inaczej integruje się zespół po konflikcie, inaczej nowy, a inaczej taki wieloletni i zgrany. Tutaj również pomaga rozmowa z team liderami, ale trzeba zadać konkretny zestaw pytań - o staż pracowników, relacje między działami, czy są między nimi napięcia.

4. Mylenie integracji z imprezą. To nie to samo. Jedno to budowanie relacji, drugie to czysta rozrywka.

5. Brak mierzalności. Trzeba zdefiniować KPI - choćby frekwencję - i przeprowadzić feedback po wydarzeniu.

Podsumowując - zadaj sobie trzy pytania

1. Co ma się zmienić po tym wydarzeniu?
2. Dla kogo to robimy?
3. Po czym poznam, że się udało?

Firma eventowa czy organizacja na własną rękę?

Skoro mamy już wybrany cel - czy skorzystać z pomocy firmy eventowej, czy próbować dopasować program i atrakcje samodzielnie?

Oczywiście będziemy doradzać firmę eventową - takie firmy powstały po to, żeby myśleć o wszystkim i odciążyć Cię w tym, co najtrudniejsze: w połączeniu wszystkich elementów w spójny event.

Zanim jednak zdecydujesz się zrobić to sam, zastanów się dlaczego. Jeśli odpowiedzią są finanse, to często jest to błąd - firma eventowa zwykle ma wypracowane zniżki u swoich dostawców i łączny koszt może być niższy niż przy zamawianiu bezpośrednio. Oczywiście wszystko zależy od agencji i zawsze warto porównać oferty.

Jeśli powodem jest posiadanie własnych, zaufanych dostawców - ostrzegamy, że to ciężka praca, ale wiadomo: taka baza to skarb.

Co będzie wyzwaniem przy pracy bez agencji eventowej

1. Logistyka transportu

Ceny transportu to często czarna magia. Niektóre firmy liczą mniej za kilka mniejszych busów niż za jeden czy dwa większe autokary. Nie zawsze doradzają, gdzie te autobusy mogą się zatrzymać, żeby pasażerowie wygodnie wysiedli. Podjeżdżanie po jednym autobusie i kolejka na 200 osób to przepis na frustrację jeszcze przed samym eventem.

Rozwiązaniem jest 5-6 autobusów gotowych do wejścia w tym samym czasie i zawczasu podzielona grupa - po 40-60 osób. Drugi sposób to różnicowanie godzin: jeśli uczestnicy idą jeszcze do pokoju przed odjazdem, dajmy różne godziny zbiórek, tak żeby do autobusów schodzili grupami.

2. Lokalizacja - pod dachem czy na zewnątrz

Najlepiej zacząć od pytań: czy event ma być na stojąco, czy przy stolikach? Podzielony na strefy, czy nie? Czy ma być catering? Dopiero odpowiadając na te pytania, szukamy miejsca spełniającego nasze wymagania. Przy 200 osobach trudność polega na tym, żeby znaleźć wystarczająco duże miejsce, a przy tym nie wydać majątku.

Event na zewnątrz dla grupy 200 osób to już prawdziwe wyzwanie. Dlatego trzeba szukać kogoś, kto robił to już co najmniej 10 razy, współpracował z miastem i wie, jak sprawnie podzielić grupę na mniejsze drużyny - bez kolejek i frustracji. Co dzieje się w przypadku deszczu? Jak kontrolują czas? Jak sprawdzają, gdzie są uczestnicy? Czy mają z nimi nieprzerwany kontakt?

Zwróćcie uwagę, o co takie firmy Was pytają. Jeśli od razu pytają o hotel i miejsce, w którym będziecie spożywać posiłek, to znak, że analizują event pod gołym niebem przez pryzmat Waszych konkretnych lokalizacji i są elastyczni - a przy 200 osobach jest to kluczowe.

3. Jedzenie

Po stu kilkudziesięciu zorganizowanych eventach możemy powiedzieć z pełnym przekonaniem: jedzenie to zawsze najważniejszy punkt programu. Każdy człowiek jest szczęśliwszy podczas jedzenia, a jeśli jest jeszcze pyszne - to już w ogóle.

Przy 200-osobowym evencie odradzamy serwowane kolacje i polecamy szwedzkie stoły w restauracjach lub catering. Przy ustawianiu posiłku logistyka jest absolutnie kluczowa:

• nie można generować kolejek,
• przejścia do stolików muszą być szerokie i wygodne,
• warto rozkładać jedzenie strefami,
• należy wyraźnie rozdzielać dania według typu diety (wegetariańska, wegańska, bezglutenowa, halal, koszerna).

Nie zawsze standardowe rozstawienie "mięsa, owoce, pieczywo" jest najlepsze. Przy grupach międzynarodowych to absolutna podstawa - diety i alergie muszą być zebrane na etapie rejestracji uczestników, a oznaczenia przy daniach - dwujęzyczne.

4. Animacja i obsługa

To jeden z najczęściej niedocenianych elementów. Przy 200 osobach minimum to 8-10 animatorów dobrze przygotowanych do roli - to nie są studenci, których wzięliśmy na ostatnią chwilę. Reguła kciuka: jeden animator na maksymalnie 20-25 uczestników w trybie aktywnym, jeden host na 40-50 osób w trybie wieczornym.

Każda osoba z obsługi musi wiedzieć dokładnie, co robi w każdej minucie wydarzenia. Bez run-of-show z dokładnym przydziałem ról - chaos murowany.

5. Plan B - pogoda, awarie, opóźnienia

Eventy outdoor bez planu B się nie liczą. Jeśli pada deszcz - gdzie schodzi grupa? Jeśli autokar się spóźnia - co robi reszta? Jeśli punkt gastronomiczny zawodzi - co zastępujemy?

Doświadczona agencja ma odpowiedź na każde z tych pytań na 24h przed eventem. Bez tego ryzykujesz, że jedna niespodziewana sytuacja zburzy cały dzień.

6. Komunikacja z uczestnikami w czasie rzeczywistym

Przy 200 osobach SMS-y i maile nie wystarczą. Potrzebna jest aplikacja, grupa na Telegramie/WhatsApp albo dedykowany kanał, gdzie w trakcie wydarzenia można szybko przekazać zmianę godziny, lokalizacji czy programu. Dobrym standardem jest też QR z agendą i mapą - wieszany w widocznym miejscu i drukowany na identyfikatorach.

7. Mierzenie efektów

Po evencie trzeba sprawdzić, czy cel został zrealizowany. Krótka ankieta (5-7 pytań, NPS + jedno pytanie otwarte) wysłana w ciągu 48h od wydarzenia daje najwyższą zwrotność. Bez tego za rok znów organizujesz event "na czuja", bez wiedzy, co naprawdę zadziałało.

Case study: integracja dla 200 osób w Gdańsku

Pora na konkret. Poniżej opisujemy realizację, którą przeprowadziliśmy dla międzynarodowej firmy doradczej - grupa 200 osób, głównie ze Skandynawii, na czterodniowym programie integracyjnym w Gdańsku.

Wyzwanie

Klient potrzebował jednego pełnego wieczoru, który łączyłby trzy elementy: aktywne zwiedzanie miasta przez ludzi widzących je pierwszy raz, nieformalny networking między działami z różnych krajów, oraz uroczystą kolację na zakończenie dnia konferencyjnego. Wszystko po angielsku, dla grupy 200 osób, w spójnej narracji - bez przerw, w których ludzie znudzeni patrzą w telefony.

Co zaproponowaliśmy

Trzyaktową strukturę wieczoru, każdy akt w innej części Starego Miasta:

Akt 1 - brief w Sheraton Gdańsk (17:30-18:00). Po dniu konferencyjnym, w sali konferencyjnej, podzieliliśmy grupę na 33 drużyny po 6 osób. Każda drużyna dostała goodie bag z kompletem materiałów do gry, identyfikatorami i zagadką wprowadzającą.

Akt 2 - gra miejska po Starym Mieście (18:00-21:00). Wyjście grupowe ze Sheratona, koordynowane przez 10 animatorów URB Games w oznaczonych t-shirtach. Trasa prowadziła przez Stary Rynek, pomnik Heweliusza, mural konstelacji, Długi Targ aż nad Motławę. Tematyka astronomiczna - pasująca jak ulał do Gdańska Heweliusza - pozwoliła wpleść w zagadki realne fakty z historii miasta. Zadania były zaprojektowane tak, żeby wymagały współpracy całej szóstki: jedna osoba czyta wskazówkę, druga rozszyfrowuje konstelację, trzecia szuka detalu na muralu, reszta dyskutuje rozwiązanie.

Akt 3 - kolacja przy Motławie (21:00-późno). Punkt finałowy gry znajdował się dokładnie przy restauracji nad Motławą, z widokiem na Żuraw. Płynne przejście - uczestnicy nie musieli "przerzucać się" na inne miejsce, transport w nogach. Szwedzki stół z kuchnią pomorską, strefa networkingu, drinki i kolacja w trzech salach (żeby uniknąć kolejek).

Co poszło dobrze

• Zbiórka i wymarsz - 200 osób ruszyło ze Sheratona w 7 minut. Klucz: drużyny były gotowe 10 minut przed wyjściem, a animatorzy stali w widocznych miejscach z numerami drużyn.
• Lokalna tematyka - Skandynawowie, którzy nie znali wcześniej Gdańska, wyszli z gry z konkretną wiedzą o mieście. Komentarz, który zapamiętamy: "I had no idea this city was this beautiful."
• Płynne przejście do kolacji - brak transportu, brak kolejek, brak luźnej godziny, w której grupa się rozprasza. Z gry ludzie wchodzili od razu na drinki.
• 6-osobowe drużyny - wystarczająco duże, żeby każdy znalazł sobie kogoś do rozmowy, wystarczająco małe, żeby nikt się nie chował z tyłu.

Co dalibyśmy radę poprawić

• Finał gry był skompresowany - ostatnie 3 drużyny dotarły do mety w odstępie 4 minut, przez co część z nich miała poczucie, że "już wszyscy są". Następnym razem rozłożymy finał na większy okres czasowy, np. dając ostatniemu zadaniu większą rozpiętość punktową.
• Goodie bag mógł być lżejszy - wodę i papierowe materiały noszono 3 godziny. Dla grupy chodzącej wodę dostarczamy teraz w punktach kontrolnych zamiast od razu wszystkim.

Liczby na koniec

• 200 uczestników, 33 drużyny po 6 osób, 10 animatorów URB Games
• 1 hotel bazowy (Sheraton Gdańsk), 7 punktów kontrolnych w Starym Mieście, 1 restauracja finałowa
• 3 godziny gry, 2 godziny kolacji, 0 minut przerw na transport
• NPS po evencie: 71

Organizujesz event firmowy w Trójmieście, Krakowie lub Warszawie?

Robimy gry miejskie i integracje od ponad 10 lat, w 8 polskich miastach. Od kameralnych zespołów 30-osobowych po grupy 200+. Jeśli planujesz coś podobnego - napisz, opowiedz nam o grupie i celu, a my powiemy, czy i jak możemy pomóc.

urbgames.com | kontakt@urbgames.com